Von Funktionen zu Geschäftsfällen
Eine klassische Warenwirtschaft ist in erster Linie nach Funktionen aufgebaut. Einkauf, Verkauf, Lager und Produktion verfügen über eigene Masken, Programme und Schaltflächen. Der Benutzer muss wissen, welche Funktion er zu welchem Zeitpunkt aufrufen muss und welche Dokumente dabei zu erstellen sind. Der Ablauf entsteht somit häufig erst im Kopf der Mitarbeitenden.
Bei einem prozessorientierten ERP stehen dagegen die Geschäftsfälle im Mittelpunkt. Ein Geschäftsfall verbindet die beteiligten Adressen mit den benötigten Leistungen oder Produkten und dem dafür vorgesehenen Prozess. Einkauf, Verkauf, Produktion und interne Vorgänge werden nicht isoliert betrachtet, sondern zu einem durchgängigen Ablauf zusammengeführt.
Pendenzen statt Funktionswissen
Der Benutzer bedient deshalb nicht einzelne Funktionen des ERP, sondern bearbeitet die für ihn vorgesehenen Schritte innerhalb eines Prozesses. Personalisierte Pendenzenlisten zeigen ihm, welche Aufgaben anstehen und an welcher Stelle im Ablauf seine Mitarbeit erforderlich ist. Das ERP steuert im Hintergrund die notwendigen Funktionen, stellt die benötigten Informationen bereit und erstellt die gewünschten Dokumente. Ein detailliertes Wissen über den funktionalen Aufbau des Systems ist für den Benutzer nicht mehr erforderlich.
Beliebig kombinierbare Abläufe
Da die Funktionen dem Prozess folgen, lassen sich Einkauf, Verkauf, Produktion und interne Arbeitsschritte beliebig miteinander kombinieren. So können beispielsweise eine auftragsbezogene Konfektion, ein Dreiecksgeschäft oder ein Auftrag mit mehreren Beschaffungs- und Produktionsschritten als zusammenhängender Geschäftsfall abgebildet werden. Die Prozesse lassen sich dabei genau an die Anforderungen des Unternehmens anpassen – vom bewusst einfachen Standardablauf bis zum komplexen, mehrstufigen Geschäftsprozess.
Messbar und verbindlich
Pendenzen, Mitteilungen und Meldungen sorgen dafür, dass kein Vorgang vergessen wird. Jeder Arbeitsschritt erhält einen klaren Platz im Ablauf und kann einer zuständigen Person zugeordnet werden. Gleichzeitig werden Durchlaufzeiten messbar. Verzögerungen, Engpässe und der kritische Pfad im Unternehmen werden sichtbar und können gezielt verbessert werden.
Damit werden Prozesse von lediglich dokumentierten Soll-Abläufen zu tatsächlich gelebten Geschäftsprozessen. Das ERP beschreibt nicht nur, wie gearbeitet werden sollte, sondern führt die Beteiligten Schritt für Schritt durch den vorgesehenen Ablauf. So entstehen Verbindlichkeit, Transparenz und Sicherheit – unabhängig davon, wie einfach oder komplex ein Geschäftsfall ist.
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